Vedtægter

Gudme Lokalhistoriske Forening
Vedtægter for Gudme Lokalhistoriske Forening
Navn og hjemsted

§ 1. Foreningens navn er Gudme Lokalhistoriske Forening. Dens hjemsted og dækningsområde  er den tidligere Gudme Kommune med sognene Gudme, Brudager, Hesselager, Gudbjerg, Oure, Vejstrup og Lundeborg sogne.

Formål

§ 2. Foreningens formål er:

At fremme og styrke den almene interesse for områdets historie og medvirke til at bevare egnens historiske værdier samt drive et arkiv.
At indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, lyd- og videooptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium med tilknytning til dækningsområdets historie, borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
At stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter gældende regler for tilgængelighed.

Samarbejdspartnere

§ 3. Foreningen er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) og Sammenslutningen af Lokalarkiver på Fyn (SLA Fyn) og deltager i lokale, regionale og landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA. I øvrigt samarbejder foreningen med andre lokalhistoriske foreninger, arkiver og beslægtede institutioner.

Medlemmer

§ 4. Som medlemmer kan optages alle interesserede. Ved et medlemskab forstås én husstand. Et medlemskab svarer til én stemme ved generalforsamlinger. Foreninger, virksomheder og institutioner kan optages med rettigheder svarende til ét medlemskab. Medlemmer hæfter økonomisk kun med deres kontingentforpligtelse.

Generalforsamling

§ 5. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes senest ved udgangen af 1. kvartal hvert år. Der indkaldes til generalforsamlingen med mindst 2 ugers varsel ved annoncering i et lokalt annonceblad eller ved direkte henvendelse til medlemmerne.
Generalforsamlingens dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af 2 stemmetællere
3. Formandens beretning
4. Fremlæggelse af regnskabet
5. Indkomne forslag
6. Forslag til budget og fastsættelse af kontingent
7. Valg af bestyrelse samt suppleanter
8. Valg af revisorer samt suppleant
9. Eventuelt

Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest en uge før. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Indkomne forslag, der vedrører vedtægtsændringer, behandles på en ekstraordinær generalforsamling. Der føres protokol over generalforsamlingen, som underskrives af dirigenten.

§ 6. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når bestyrelsens flertal ønsker det, eller når mindst en tredjedel af medlemmerne fremsætter skriftlig begæring herom til formanden med angivelse af motiveret dagsorden.
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes inden en måned efter, at begæring herom er fremsat og indkaldes som til en ordinær generalforsamling.

§ 7. Foreningens opgaver varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer. På lige årstal afgår 4 bestyrelsesmedlemmer, på ulige årstal afgår 3 bestyrelsesmedlemmer. Desuden vælges op til 2 suppleanter, 2 revisorer samt en revisorsuppleant hvert år.

Bestyrelse

§ 8. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne.

§ 9. Bestyrelsen udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingens tilstand og dens benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.

§ 10. Bestyrelsen påser, og har ansvar for, at arkivets samling opbevares betryggende, er forsvarligt registreret og er offentligt tilgængelig med fast åbningstid, således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.

Økonomi

§ 11. Foreningens medlemmer betaler et årligt kontingent, der fastsættes af generalforsamlingen. Endvidere kan der modtages og tilvejebringes bidrag fra anden side, ligesom der kan opkræves betaling for ydelser leveret af arkivet.

§ 12. Pengemidler, som foreningen råder over, skal indestå på en for foreningen oprettet konto i et pengeinstitut. Foreningen hæfter økonomisk over for tredjemand kun med dens respektive formue.

§ 13. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.

Vedtægtsændringer og ophør

§ 14. Vedtægtsændringer kan vedtages på en generalforsamling, eventuelt en ekstraordinær generalforsamling, når det er varslet i indkaldelsen senest 14 dage forud, og når 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. Vedtægtsændringer kan også ske ved simpelt stemmeflertal ved 2 på hinanden, med mindst 14 dages mellemrum, følgende generalforsamlinger, hvor forslaget har været på dagsordenen.

§ 15. Ophør af foreningen kan ske ved simpelt stemmeflertal ved 2 på hinanden, med mindst 14 dages mellemrum, følgende generalforsamlinger.

§ 16. Skulle foreningen ophøre, skal samlingen anbringes efter nærmere aftale med Svendborg Kommune og SLA, således at dens forbliven i offentligt eje og dens tilgængelighed er sikret.

§ 17. Ved ophør overføres eventuel formue til andet lokalhistorisk arbejde efter bestyrelsens afgørelse.

§  18. Medlemskab af SLA kan opnås, når disse vedtægter er godkendt af SLA, idet en sådan godkendelse er en forudsætning for medlemskabet af disse sammenslutninger.

Vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling den 24. oktober 2013.